Jak podat lékařské záznamy v Texasu domech s pečovatelskou službou

Texas Department of Human Services vysoce reguluje Administrativa a drží vedení záznamů a podání podle konkrétního kontrolou přes Texas správního řádu ( TAC ) . Hlava 40 , část 1 , kapitola 19 TAC řeší správu kojící zařízení . Nekompatibilní zařízení čelí riziku pokut , uzavření a dokonce i trestní stíhání . Správce zařízení musí určit , v písemné formě , klinické záznamy nadřízeného , který nese autoritu, odpovědnost a odpovědnost všech funkcí záznamy kanceláři . Věci, které budete potřebovat
End -tab spisy
Barevně kódované etikety
Zobrazit další instrukce dovolená 1

Recenze zásady a postupy týkající se záznamů důvěrnosti vašeho zařízení je . To bude sloužit jako vodítko při podání nové a archivované záznamy . Pokud vaše zařízení nemá písemnou koncepci na záznamu utajení , musíte okamžitě vytvořit a zavést jeden , podle pokynů TAC 19,1912 .
2

Vytvořit soubor in- box a out - box ( chráněné zaměstnanci záznamy ) s nápisem - out systémem . Tento systém musí nabízet kompletní bezpečnost a zabránit neoprávněnému přístupu k záznamům , jak je požadováno TAC 19,1910 . ( Dvě označené zásobníky na bezobslužné pult nesplňují podmínky bezpečného in-box/out-box systému . ) Přístup k záznamům musí vyžadovat objednat lékaře . Zapište si všechny objednávky lékař, stejně jako celý soubor činností.
3

použijte barevně kódované etikety , aby se soubory snadno najít . Přiřazení určité barvy písmen abecedy a souboru podle příjmení rezidenta . Například , všichnise soubory C dostávat zelené popisky , D až F jsou oranžové etikety , a tak dále . Pokud vaše zařízení používá klinický rekordní systém číslování , použít metodu barevně odlišeny, aby to a podle toho souboru . ( Zelené etikety pro evidenci 1200-1499 , oranžově 1500-1799 , apod. )
4

místodržící skladování aktivních a neaktivních souborů . Některé úřady se rozhodnete používat otevřené police pro aktivní souborů ( soubory současných obyvatel ) a úložná skříň pro neaktivních souborů nebo archivů . TAC 19,1910 vyžaduje ošetřovatelské zařízení uchovávat lékařské záznamy po dobu pěti let od data, kdy zdravotnické služby konce. Pokud vaše zařízení pečuje o nezletilé , musí být jejich záznamy uchovávány po dobu tří let odbydliště dosáhne zletilosti v Texasu práva .
5

Vytvořit obličej list pro každý soubor . Tento list se obvykle podává základní informace o rezidenta ( jméno , datum narození , číslo pokoje , počet klinických záznamů , atd.), stejně jakokontrolní seznam dokumentace , žesoubor by měl obsahovat . Face listů se liší podle zařízení a jsou obvykle ponecháno na správním uvážení . Nicméně , TAC 19,1911 vyžaduje, aby všechny tváře listy uvést název , poštovní adresu a telefonní čísla ošetřujícího lékaře .
6

Sestavte soubory, a zároveň zajistit , že každá z nich je kompletní s dostatek informací k identifikaci a péči o bydliště . TAC vyžaduje, abysoubor obsahovat minimálně plná jméno rezidenta , domácí /poštovní adresa , číslo sociálního zabezpečení , čísla zdravotního pojištění reklamace , datum narození a číslo klinický záznam ( pokud je to relevantní ) . Recenze TAC 19,1911 pro všechny požadavky týkající se obsahu souborů .
7

Shred nebo nespalujte soubory, které již jsou nutné k udržení . Když zničit soubor , musíte doložit rezidentní jméno, číslo klinického záznamu ( pokud je použit ) a číslo sociálního zabezpečení , číslo Medicare /Medicaid , nebo datum narození rezidenta . Osoba, která disponuje souboru musí být datum a podepsat tento dokument .