Co očekávat na schůzce
Při účasti na schůzce je důležité mít jasno v tom, co lze očekávat a jak se efektivně zúčastnit. Zde je obecný přehled toho, co vás může potkat a jak se připravit na produktivní schůzku:
1. Program schůzky:
- Schůze by měly mít jasný program s nastíněním témat, která mají být projednána. Vyhledejte si předem agendu a seznamte se s hlavními body.
2. Dochvilnost:
- Přijeďte včas nebo o několik minut dříve. Být dochvilný ukazuje respekt k času ostatních a pomáhá hladce začít setkání.
3. Úvod:
- Pokud jsou účastníci, které neznáte, může se na začátku schůzky konat představení. Buďte připraveni se krátce představit.
4. Aktivní naslouchání:
- Věnujte pozornost tomu, co ostatní říkají, aniž byste je přerušili. Aktivní naslouchání vám pomůže pochopit různé perspektivy a smysluplně přispět.
5. Příspěvky:
- Pokud máte příležitost podělit se o své poznatky, buďte připraveni přispět relevantními body souvisejícími s agendou. Mluvte stručně a držte se tématu.
6. Uctivé zapojení:
- Zapojte se do diskuzí s respektem a zdvořilostí, i když existují neshody. Vyvarujte se osobních útoků nebo vyrušování ostatních.
7. Rozhodování:
- Pokud mají být učiněna rozhodnutí, buďte připraveni účastnit se diskusí a zvažovat důležité body.
8. Akční položky:
- Během schůzky si poznamenejte všechny přidělené úkoly, termíny nebo odpovědnosti. Tyto akční položky zajišťují následnou kontrolu a odpovědnost.
9. Minuty:
- Některá jednání mohou mít určené zapisovatele, kteří zaznamenávají klíčové body a rozhodnutí. Pokud vám byla přidělena tato role, buďte připraveni si dělat přesné poznámky.
10. Otázky a odpovědi:
- Může být vyhrazený čas na otázky a odpovědi. Pokud máte nějaké nejasnosti, položte relevantní otázky.
11. Time Management:
- Schůze by měly skončit ve stanoveném čase. Dávejte pozor na svůj čas a čas ostatních a vyhýbejte se zbytečným diskusím.
12. Následná akce:
- Po schůzce si poznamenejte všechny úkoly, které vám byly přiděleny. Pokračujte v těchto úkolech co nejdříve.
13. Zpětná vazba:
- Je-li to možné, může být příležitost poskytnout zpětnou vazbu o efektivitě schůzky nebo o oblastech, které je třeba zlepšit.
14. Ukončení schůzky:
- Předseda nebo facilitátor obvykle schůzi přeruší. To znamená konec diskuse.
15. Síťové příležitosti:
- V závislosti na povaze schůzky se mohou po schůzce objevit příležitosti k propojení a spojení s ostatními účastníky.
16. Navazující materiály:
- Po schůzce můžete obdržet další informace, prezentace nebo zdroje související s diskuzí.
Pamatujte, že každá schůzka se může lišit ve své struktuře, cílech a formátu. Být připraven a respektovat příspěvky ostatních vám pomůže co nejlépe využít čas na setkáních. Pokud máte konkrétní obavy nebo dotazy, neváhejte se předem obrátit na organizátora schůzky nebo facilitátora.
