Jaký typ záznamů byste chtěli mít na pracovišti incidenty zahrnující jakoukoli formu diskriminace?
1. Zpráva o incidentu:
- Formální zprávu o incidentu by měl vyplnit jednotlivec, který zažil nebo byl svědkem diskriminace. Měl by obsahovat podrobnosti, jako je datum, čas, místo incidentu a podrobný popis toho, co se stalo.
2. Výpovědi svědků:
- Pokud byli nějací svědci diskriminačního incidentu, jejich výpovědi by měly být zaznamenány. Tato prohlášení mohou poskytnout další pohledy a podporu pro jednotlivce podávající zprávu.
3. Záznamy komunikace:
- Uchovávejte záznamy o jakékoli komunikaci související s incidentem, včetně e-mailů, textových zpráv nebo písemných poznámek. Ty mohou být cenné při stanovení časové osy událostí a povahy diskriminace.
4. Fyzický důkaz:
- Pokud existují nějaké fyzické důkazy související s incidentem, jako jsou dokumenty, nahrávky nebo snímky obrazovky, měly by být shromážděny a uchovány.
5. Dokumentace lidských zdrojů:
- Uchovávejte záznamy o všech akcích, které oddělení lidských zdrojů přijalo v reakci na incident. To zahrnuje veškerá vyšetřování, provedené pohovory a přijatá disciplinární opatření.
6. Dokumenty zásad a postupů:
- Mít v evidenci kopie zásad a postupů společnosti týkajících se diskriminace, obtěžování a rovných pracovních příležitostí. Tyto dokumenty dokládají závazek organizace k prevenci a řešení takových incidentů.
7. Záznamy školení:
- Uchovávejte záznamy o všech školeních poskytnutých zaměstnancům o diskriminaci, diverzitě, začlenění a citlivosti. Tyto záznamy mohou prokázat, že organizace aktivně předchází diskriminaci.
8. Právní dokumenty:
- Pokud incident přeroste v právní záležitost, jako je soudní spor nebo vyšetřování ze strany regulačního úřadu, uschovejte veškerou právní dokumentaci související s případem, včetně soudních příkazů, dohod o narovnání nebo jakýchkoli zjištění z vyšetřování.
9. Plány nápravných opatření:
- Pokud jsou v důsledku incidentu přijata jakákoli nápravná opatření, jako jsou změny zásad, postupů nebo disciplinárních opatření, zdokumentujte tato opatření a jejich výsledky.
10. Dohody o mlčenlivosti:
- Pokud strany zúčastněné na incidentu podepsaly jakékoli dohody o mlčenlivosti, ponechte si kopie těchto dohod v evidenci.
Uchováváním těchto typů záznamů mohou organizace zajistit důkladnou dokumentaci incidentů na pracovišti zahrnujících diskriminaci, usnadnit spravedlivé vyšetřování a prokázat závazek udržovat pracovní prostředí bez diskriminace.
